Yhteystiedot

Sukuhdistys Hahl ry

Y-tunnus 1086971-1

sukuyhdistyshahl.yhdistysavain.fi

© 2023. Sukuyhdistys Hahl ry. Kaikki oikeudet pidätetään.

Sukuyhdistys Hahl ry:n sukuneuvosto 2022-2025:

Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukainen tietosuojaseloste.

Päivitetty 12.3.2023

Rekisterinpitäjä:

Sukuyhdistys Hahl ry  

Yhteystiedot:

Marjokorpi Tuomo, puheenjohtaja

Tuohivirsu 6 A 5, 02130 ESPOO

p. +358 40 57546047

Henkilötietojen käsittelijät:

Jäsenrekisteri:

jäsensihteeri Kristiina Mäkelä, kristiinamakela111@gmail.com, p. +358 40 0888835

taloudenhoitaja Outi Rautkoski, outi.rautkoski@pp.inet.fi, p. +358 44 5183173

Sukututkimusrekisteri:

Arkistonhoitaja Auli Rautiainen, rautiau@gmail.com

sekä sukutiedon kerääjät sukuhaaroittain:

KYÖSTILÄ.                       Aili Rautiainen 

                                           Satu Dilani

OLAVILA                           Kirsi Idänpirtti               

KAARLELA                       Marja Rönnberg                                                                                                

HIETALAHTI                    Leena Kekkonen

Käsittelyn tarkoitus:

- Suku- ja henkilöhistoriaa koskevien tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.

- Sukujulkaisun tuottaminen.

- Jäsenrekisterin ylläpitäminen.

Käsittelyn oikeusperuste:

— Sukututkimusrekisteri ja sukukirja: Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttaminen (6 artikla 1f kohta).

— Jäsenrekisteri: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6 artikla 1c kohta).

Oikeutettu etu:

— Sukututkimusrekisteri: Historiallinen tutkimus ja sivistykselliset perusoikeudet.

— Sukujulkaisu: Sananvapauden käyttäminen.

Tahot, joille tietoja luovutetaan:

- Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukujulkaisun pohja-aineistoksi. Henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan.

- Jäsenrekisteri: Elossa olevien rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään ainoastaan jäsenmaksun kantamiseksi ja sukuseuran viestintätarkoituksissa.

Käsiteltävät henkilötiedot:

- Sukututkimusrekisteri:  

  Suku- ja henkilöhistoriallisen tutkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sukuun kuuluvista henkilöistä     

  ja heidän puolisoistaan: 

-nimi, syntymäaika, ja -paikka 
-vihkimisaika ja -paikka
-kuolinaika ja -paikka
-arvo ja ammatti 
-sekä muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot 
-tietojen käsittelyä koskevat suostumus- ja kieltotiedot

Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja ja henkilötunnuksia ei käsitellä.

Henkilötiedot on saatu osaksi rekisteröidyiltä itseltään, sukuun kuuluvilta, osaksi viranomaisen henkilörekistereistä (lähinnä väestötietojärjestelmästä ja evankelis-luterilaisen kirkon kirkonkirjoista) sekä arkistoista ja painetuista lähteistä.

Yli 13-vuotiaiden henkilötietoja voidaan käsitellä, kun heitä on informoitu tietojen keräämisestä suku-luetteloa varten, tietosuojaselosteesta, henkilörekisterin olemassaolosta ja mahdollisuudesta tarkastaa tai kieltää rekisterissä olevat tietonsa.

Alle 13-vuotiaiden tietojen antamisesta vastaa huoltaja allekirjoituksellaan.

- Jäsenrekisteri:

Nimi, syntymäaika, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä sukuhaara/ ja sukutaulun numero. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi taloudenhoitajan lisäämänä jäsenmaksutieto.

Henkilötietojen säilytysaika

— Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä ylläpitää sukututkimus- rekisteriä. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

— Jäsenrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.

Käsittelyn turvatoimet:

Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietoturvan mm. suojaamalla tiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta vahingoittumiselta ja häviämiseltä.

Rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, joilla on asianmukaiset suojaukset. Rekisterinpitäjä pitää tietojärjestelmänsä jatkuvasti ajantasaisina ja tietoturvallisina sekä huolehtii varmuuskopioista. Manuaalinen rekisteri säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin. Elossa olevien henkilöiden tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.

Rekisteröidyn oikeudet:

— Oikeus saada tieto omien henkilötietojensa käsittelystä.

— Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa.

— Oikeus pyytää oman henkilötietonsa oikaisemista tai poistamista.

— Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista.

— Oikeus vastustaa käsittelyä.

— Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään.

— Oikeus tehdä käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.